EINLADUNG
für die am Mittwoch, 24. Juli 2024, um 09:00 Uhr,
gemäß § 4 iVm § 2 VirtGesG und § 17 Abs 4 der Satzung als hybride Versammlung im Veranstaltungssaal der Schönherr Rechtsanwälte GmbH, 1010 Wien, Schottenring 19, sowie mittels akustischer und optischer Zweiweg-Verbindung in Echtzeit stattfindende
AUSSERORDENTLICHE HAUPTVERSAMMLUNG
der
immigon portfolioabbau ag i.A.
Firmenbuch des Handelsgerichts Wien FN 116476 p
Teilnahme mittels akustischer und optischer Zweiweg-Verbindung:
Cisco WebEx-Meeting (Link: https://schoenherr.webex.com/)
TAGESORDNUNG
- Wahlen in den Aufsichtsrat
Teilnahme an der Hauptversammlung
Gemäß § 4 iVm § 2 VirtGesG sowie gemäß § 17 Abs 4 der Satzung der Gesellschaft ist das einberufende Organ ermächtigt, die Hauptversammlung in der Form einer hybriden Versammlung durchzuführen, wenn die Teilnahmemöglichkeit an der Hauptversammlung mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht, wobei es jedem Teilnehmer möglich sein muss, sich zu Wort zu melden, an allen Abstimmungen teilzunehmen und gegebenenfalls Widerspruch zu erheben. Das einberufende Organ entscheidet über die Form der Durchführung einer Hauptversammlung. Die Details über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der hybriden Versammlung sind vom einberufenden Organ zu treffen und in der Einberufung anzugeben. Der Abwickler hat sich nach sorgfältiger Abwägung dafür entschieden, die Hauptversammlung als hybride Versammlung (siehe § 4 iVm § 2 VirtGesG) einzuberufen und abzuhalten.
Hybride Versammlung bedeutet, dass die Hauptversammlung sowohl in Präsenzform als auch mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit stattfindet. Aktionäre und Inhaber von Partizipationsscheinen, deren Vertreter und sonstige Teilnehmer können daher frei entscheiden, ob sie physisch oder virtuell an der Hauptversammlung teilnehmen. Die virtuelle Teilnahme erfolgt durch elektronische Zuschaltung über das passwortgeschützte Cisco WebEx-Meeting mit individuellen Zugangsdaten (siehe dazu Abschnitt Organisatorische und technische Voraussetzungen für die virtuelle Teilnahme). Den Teilnehmern steht es auch nach einer Anforderung von Zugangsdaten für eine virtuelle Teilnahme frei, an der Hauptversammlung physisch (statt virtuell) teilzunehmen. Ein Teilnehmer oder ein von ihm bestellter Bevollmächtigter kann jedoch immer nur entweder physisch oder virtuell teilnehmen. Die virtuelle Teilnahme ist daher ausgeschlossen, wenn der Teilnehmer oder ein von ihm bestellter Bevollmächtigter am Ort der Hauptversammlung physisch anwesend ist.
Gemäß § 18 der Satzung sind jene Aktionäre zur Teilnahme berechtigt, die am Beginn des Tages der Hauptversammlung im Aktienbuch eingetragen sind. Zur Teilnahme berechtigten und in physischer Form teilnehmenden Aktionären werden beim Saaleingang die Stimmkarten ausgefolgt. Das Stimmrecht entspricht der Anzahl der voll eingezahlten Aktien, das heißt, jede voll eingezahlte Aktie ergibt eine Stimme.
Die Inhaber von Partizipationsscheinen der immigon portfolioabbau ag i.A. (vormals Österreichische Volksbanken-Aktiengesellschaft) sind nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen in gleicher Weise wie Aktionäre berechtigt, an der außerordentlichen Hauptversammlung teilzunehmen und Auskünfte gemäß § 118 AktG zu begehren. Sie haben zwecks Teilnahme ihre Partizipationsscheine bei der Gesellschaft, bei einem österreichischen öffentlichen Notar oder bei der Hauptniederlassung einer in der Rechtsform einer Aktiengesellschaft betriebenen inländischen Bank während der Geschäftsstunden bis zur Beendigung der außerordentlichen Hauptversammlung zu hinterlegen. Die Hinterlegung hat bis spätestens 18.07.2024 zu erfolgen, sodass zwischen dem Tag der Hinterlegung und dem Tag der außerordentlichen Hauptversammlung mindestens drei Werktage liegen. Die Hinterlegungsstellen haben die Bescheinigung über die erfolgte Hinterlegung spätestens einen Tag nach Ablauf der Hinterlegungsfrist bei der Gesellschaft einzureichen. Im Fall depotverwahrter Partizipationsscheine ist zur Teilnahme auch eine Depotbestätigung in sinngemäßer Anwendung von § 10a AktG ausreichend, die spätestens am 19.07.2024 bei der Gesellschaft einzureichen ist. Inhaber von Partizipationsscheinen der Gesellschaft sind ausschließlich Inhaber von Wertpapieren über Partizipationskapital, die unmittelbar von immigon portfolioabbau ag i.A. (vormals Österreichische Volksbanken-Aktiengesellschaft) ausgegeben worden sind; das ist bei den Perpetual Non Cumulative Participation Capital Certificates (ISIN XS0359924643), die von Banque de Luxembourg ausgegeben worden sind, nicht der Fall.
Aus organisatorischen Gründen werden die Aktionäre ersucht, sich bis spätestens am dritten Werktag vor der Versammlung der Gesellschaft mit Anmeldeformular zur Teilnahme an der Hauptversammlung anzumelden (19.07.2024) und bekanntzugeben, ob eine Teilnahme in virtueller Form erfolgen soll. Das Anmeldeformular ist auf der Internetseite der Gesellschaft abrufbar und wird auf Verlangen zugesendet. Im Fall einer virtuellen Teilnahme werden die Zugangs- und Einwahldaten zum passwortgeschützten Cisco WebEx-Meeting an die im Anmeldeformular bekanntgegebene Kontaktadresse (E-Mail-Adresse) übermittelt. Die Weitergabe der Zugangsdaten an Unberechtigte ist nicht gestattet.
Organisatorische und technische Voraussetzungen für die virtuelle Teilnahme
Die Hauptversammlung findet unter Verwendung der Audio- und Videokonferenz-Software "Cisco WebEx" (Link zur Herstellerwebsite: https://www.webex.com/de/index.html) statt. Dadurch haben sämtliche Teilnehmer, die dies wünschen, die Möglichkeit, von jedem Ort aus durch akustische und optische Zweiweg-Verbindung in Echtzeit dem gesamten Verlauf der Hauptversammlung zu folgen und daran aktiv teilzunehmen. Im Hinblick auf die gesetzliche Grundlage (§ 4 iVm § 2 VirtGesG) dafür ist eine solche Übertragung datenschutzrechtlich zulässig.
Es wird darauf hingewiesen, dass der vorherige Download der WebEx-Applikation (Software) zwar nicht zwingend erforderlich ist, sich allerdings aus Gründen der einfacheren technischen Einwahl (u.a. übersichtlicheres Interface als beim browserbasierten Zugang ohne Applikation) empfiehlt (Link zur Website: https://www.webex.com/de/downloads.html). Voraussetzung für die Teilnahme ist lediglich ein Personal Computer (PC), also ein Computer oder Laptop; bei der Verwendung eines Tablets oder Mobilgeräts (Smartphone) ist darauf zu achten, dass nur die Betriebssysteme iOS (von Apple) und Android kompatibel sind, zudem muss hierfür in der Regel die WebEx-Applikation heruntergeladen werden. Um die angebotene Audio- und Videofunktionen vollständig nutzen zu können, werden Monitor, Lautsprecher, Mikrofon und Kamera (Webcam) benötigt. Wenn Sie ein LAN-Kabel (i.e. direkter Kabelanschluss zum Modem) anstelle einer WLAN-Verbindung verwenden, sind Übertragungsrate und -qualität höher bzw besser. Ebenso kann die Verwendung eines Headsets (Kopfhörer mit oder ohne Mikrofon) zu einer verbesserten Audioqualität beitragen, ist allerdings nicht zwingend erforderlich.
Da die Gesellschaft gemäß § 2 Abs 3 VirtGesG bei Zweifeln an der Identität eines virtuell Teilnehmenden die Identität auf geeignete Weise zu prüfen hat, ist beim virtuellen Einwählen in die Versammlung ein Passwort einzugeben, das an die im Anmeldeformular bekanntgegebene Kontaktadresse (E-Mail-Adresse) des Teilnehmers versendet wird (siehe dazu Abschnitt Identitätsfeststellung).
Ablauf der hybriden Hauptversammlung
Der zeitlich gestaffelte Ablauf der hybriden Hauptversammlung wird sich am Ablauf der (Präsenz‑)Hauptversammlungen der Gesellschaft der vergangenen Geschäftsjahre orientieren. Der guten Ordnung halber wird darum ersucht, im Falle der virtuellen Teilnahme einen geeigneten Ort zur Teilnahme an der Versammlung auszuwählen, um störende Nebengeräusche auf ein Minimum zu reduzieren. Zudem werden die virtuell Teilnehmenden aufgefordert, während der Versammlung ihr Mikrofon durch Klick auf den entsprechenden Button auf lautlos ("mute") zu schalten. Die Gesellschaft behält sich ausdrücklich vor, einzelne Teilnehmer auf lautlos zu schalten oder diese – bei wiederholt störendem Verhalten nach einer entsprechenden Abmahnung – von der Hauptversammlung auszuschließen und aus dem WebEx-Meeting zu entfernen.
Die Vorsitzende der Hauptversammlung wird den Ablauf der Hauptversammlung wie auch bei einer Hauptversammlung mit rein physischer Teilnahme zeitlich gestalten und insbesondere einen bestimmten Zeitpunkt vor der Abstimmung bekanntgeben, bis zu dem Fragen gestellt oder Wortmeldungen abgegeben werden können. Die Details und Modalitäten betreffend das Abstimmungsverfahren werden von der Vorsitzenden zu Beginn der Hauptversammlung bekanntgegeben werden. Fragen und Wortmeldungen können während der Hauptversammlung über die Audioverbindung gestellt werden. Die Worterteilung an einzelne Teilnehmer erfolgt durch die Vorsitzende der Hauptversammlung; siehe im Einzelnen unten Abschnitt Wortmeldungen; Frage- und Auskunftsrecht.
Die Teilnehmer haben sohin die Möglichkeit, selbst auf Entwicklungen in der Hauptversammlung zu reagieren, beispielsweise durch eine Nachfrage oder Zusatzfrage. Die Vorsitzende der Hauptversammlung kann angemessene zeitliche Beschränkungen dafür festlegen.
Wortmeldungen; Frage- und Auskunftsrecht
Das Rederecht sowie das Frage- und Auskunftsrecht gemäß § 118 AktG kann bei der hybriden Versammlung gemäß den Bestimmungen des VirtGesG und wie im Einzelnen in dieser Information festgelegt und beschrieben während der Hauptversammlung von den Teilnehmern selbst bzw deren Bevollmächtigten ausgeübt werden.
Identitätsfeststellung
Die Gesellschaft hat eine Überprüfung durchzuführen, wenn bei der hybriden Versammlung Anlass zu Zweifel an der Identität eines virtuell Teilnehmenden bestehen (Identifikation). Um die Teilnahme unberechtigter Dritter an der Hauptversammlung hintanzuhalten, werden die Zugangs- und Einwahldaten zum passwortgeschützten WebEx-Meeting erst nach Überprüfung der im Anmeldeformular angegebenen Teilnehmerdaten übermittelt. Die Übermittlung der Zugangsdaten an die Teilnehmer erfolgt an die im Anmeldeformular bekanntgegebene Kontaktadresse (E-Mail-Adresse). Die Weitergabe der Zugangsdaten an Unberechtigte ist nicht gestattet. Dies entspricht der Identifikation bei der physischen Hauptversammlung und ist notwendig, um einen reibungslosen Ablauf der hybriden Versammlung gewährleisten zu können.
Aus organisatorischen Gründen und um ausreichend Zeit für die Identifikation der Teilnehmer zu haben, hat die Gesellschaft die Teilnehmer in der Einladung ersucht, sich bis spätestens am dritten Werktag vor der hybriden Hauptversammlung der Gesellschaft mit Anmeldeformular zur Teilnahme an der hybriden Hauptversammlung anzumelden (19.07.2024). Für den Fall der Anmeldung von Aktionären erst am Tag der Hauptversammlung (24.07.2024) wird die Gesellschaft die Identität zu diesem Zeitpunkt überprüfen und die Zugangsdaten erst nach Überprüfung der Identität und Bestätigung der Teilnahmeberechtigung übermitteln. Für Inhaber von Partizipationsscheinen gelten zudem die in der Einladung angeführten Fristen für die Hinterlegung der Partizipationsscheine. Bei ausschließlich technischen Fragen zur virtuellen Teilnahme an der Hauptversammlung können Sie sich gerne an die unten angeführte Kontaktadresse wenden.
Die Identifizierung der virtuell Teilnehmenden am Tag der Hauptversammlung erfolgt in erster Linie durch die Videoverbindung (Webcam) mit dem Teilnehmer. Unter Umständen kann es zu Nachweiszwecken erforderlich sein, sich durch Hochhalten eines behördlichen Ausweises (bspw Personalausweis, Reisepass) auszuweisen.
Können Zweifel an der Identität eines Teilnehmers von der Gesellschaft nicht ausgeräumt werden, behält sich die Gesellschaft vor, diesen Teilnehmer von der Teilnahme auszuschließen und aus dem WebEx-Meeting zu entfernen.
Unterlagen zur Hauptversammlung
Die folgenden Unterlagen werden spätestens ab 03.07.2024 auf der Internetseite der Gesellschaft unter dem Link http://www.immigon.com/investor-relations/finanzkalender allgemein zugänglich gemacht:
- Wahl- und Beschlussvorschläge zum einzigen Tagesordnungspunkt der Hauptversammlung
- Unterlagen zu Tagesordnungspunkt 1 (Erklärungen der Kandidaten für die Wahlen in den Aufsichtsrat gemäß § 87 Abs 2 AktG)
- Weiterführende Angaben über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die virtuelle Teilnahme an der Hauptversammlung
- Vollmachts- und Widerrufsformular
- Anmeldeformular
Sämtliche Unterlagen können ab sofort kostenlos unter der unten angegebenen Adresse angefordert werden.
Vertretung durch Bevollmächtigte
Die Ausübung des Stimmrechtes durch natürliche oder juristische Personen als Bevollmächtigte ist mit schriftlicher Vollmacht möglich, die entweder bis 23.07.2024, 16:00 Uhr, bei der Gesellschaft zu Handen Gremialbetreuung, im Original per Post oder mittels E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur einlangen muss oder am Tag der Hauptversammlung persönlich bei der Registrierung zur Hauptversammlung übergeben werden kann. Ein Vollmachtsformular wird auf Verlangen zugesandt bzw. ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter dem Link http://www.immigon.com/investor-relations/finanzkalender abrufbar.
Adresse für Anmeldung, Hinterlegungsbestätigung, Unterlagenanforderung und Vollmacht:
immigon portfolioabbau ag i.A.
Gremialbetreuung
Stallburggasse 4, 1010 Wien
E-Mail: immigonaoHV2024@nhp.at Telefax: +43-1-512 28 65-21 Telefon: +43-676-9360964
Wien, im Juli 2024
Der Abwickler