POLYTEC Holding AG
A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich
FN 197646 g – LEI 529900OVSOBJNXZACW81
ISIN AT0000A00XX9
EINLADUNG zur 24. ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionär:innen hiermit zur 24. ordentlichen Hauptversammlung der POLYTEC Holding AG am Freitag, dem 21. Juni 2024, um 10:00 Uhr (MESZ), am Sitz der Gesellschaft in A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich, ein.
TAGESORDNUNG
- Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate-Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2023
- Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns 2023
- Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023
- Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023
- Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023
- Beschlussfassung über den Vergütungsbericht
- Beschlussfassung über die Vergütungspolitik
- Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers sowie des Prüfers des Nachhaltigkeitsberichts für das Geschäftsjahr 2024
UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab dem 21. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, somit spätestens ab dem 31. Mai 2024 auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich und werden auch in der Hauptversammlung aufliegen:
- Jahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2023
- Corporate-Governance-Bericht für das Geschäftsjahr 2023
- Konzernabschluss mit Konzernlagebericht samt nichtfinanzieller Erklärung für das Geschäftsjahr 2023
- Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2023
- Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023
- Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 – 8
- Vergütungsbericht
- Vergütungspolitik
- Formular für die Erteilung einer Vollmacht/Weisung
- Formular für den Widerruf einer Vollmacht
- vollständiger Text dieser Einladung
Datenschutzinformation
HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE GEM. §§ 109, 110, 118 UND 119 AktG
Beantragung von Tagesordnungspunkten durch Aktionäre (§ 109 AktG)
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform spätestens am 21. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, somit am 31. Mai 2024 der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse POLYTEC Holding AG, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations, oder per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse ir@polytec-group.com zugeht. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.
Beschlussvorschläge von Aktionären zu der Tagesordnung (§ 110 AktG)
Aktionäre, deren Anteile einzeln oder gemeinsam 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform iSd § 13 Abs 2 AktG Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge samt Begründung zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am siebten Werktag vor der Hauptversammlung, somit am 12. Juni 2024 der Gesellschaft entweder an POLYTEC Holding AG, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations oder per E-Mail an ir@polytec-group.com zugeht, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.
Auskunftsrecht (§ 118 AktG)
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die Lage des Konzerns sowie der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.
Wir bitten die teilnahmeberechtigten Aktionär:innen, ihre Fragen – insbesondere jene, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf – schon vor der Hauptversammlung in Textform an die Gesellschaft zu übermitteln. Die Fragen können an die POLYTEC Holding AG per Post/Boten an die Adresse A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations geschickt werden. Oder übermitteln Sie Ihre Fragen per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse: ir@polytec-group.com
Information über das Recht der Aktionäre, Anträge in der ordentlichen Hauptversammlung zu stellen (§ 119 AktG)
Jeder Aktionär ist berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Tagesordnungspunkt solche Anträge zu stellen, die keiner vorherigen Bekanntmachung bedürfen. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung.
Informationen auf der Internetseite
Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionär:innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG werden auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich gemacht.
NACHWEISSTICHTAG UND TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des zehnten Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), somit am 11. Juni 2024 24:00 Uhr (MESZ). Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär:in ist und dies der Gesellschaft nachweist. Der Anteilsbesitz am Nachweisstichtag ist durch eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung, somit spätestens am 18. Juni 2024 in Textform ausschließlich unter einer der nachgenannten Adressen zugehen muss, nachzuweisen:
Per Post/Boten: POLYTEC Holding AG, Abteilung Investor Relations, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich
Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 50
Per E-Mail: anmeldung.polytec@hauptversammlung.at wobei die Depotbestätigung in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist
Per SWIFT: GIBAATWGGMS (Message Type MT598 oder MT599, ISIN AT0000A00XX9 im Text angeben)
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:
- Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder ein im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlicher Code (BIC),
- Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,
- Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000A00XX9,
- Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
- Zeitpunkt, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.
Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf den oben genannten Nachweisstichtag 11. Juni 2024 beziehen und darf zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein. Die Depotbestätigung in Textform wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache entgegengenommen.
VERTRETUNG DURCH BEVOLLMÄCHTIGTE
Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, einen Vertreter zu bestellen, der im Namen des Aktionärs an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte wie der Aktionär hat, den er vertritt. Die Vollmacht muss einer bestimmten Person (einer natürlichen oder einer juristischen Person) in Textform erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können. Sofern die Vollmacht nicht am Tag der Hauptversammlung bei der Registrierung persönlich übergeben wird, muss die Vollmacht spätestens am 20. Juni 2024 bis 12:00 Uhr (MESZ)der Gesellschaft ausschließlich an einer der nachgenannten Adressen zugehen:
Per Post/Boten: POLYTEC Holding AG, Abteilung Investor Relations, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich
Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 50
Per E-Mail: anmeldung.polytec@hauptversammlung.at wobei die Vollmacht in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist
Persönlich: bei Registrierung zur Hauptversammlung am Veranstaltungsort ab 09:00 Uhr (MESZ)
Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht und ein Formular für den Widerruf einer Vollmacht werden auf der Website der POLYTEC Holding AG unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, rechtzeitig bereitgestellt. Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht. Hat ein Aktionär seinem depotführenden Kreditinstitut Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. Für die Übermittlung dieser Erklärung gilt § 10a Abs 3 AktG sinngemäß.
GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft im Betrag von EUR 22.329.585,00 eingeteilt in 22.329.585 Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 334.041 Stück eigene Aktien. Hieraus stehen ihr keine Rechte zu. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt demzufolge im Zeitpunkt der Einberufung 21.995.544.
Sicherheitsbestimmungen
Um den reibungslosen Ablauf bei der Eingangs- und Sicherheitskontrolle zu ermöglichen, werden die Aktionär:innen gebeten, sich rechtzeitig vor Beginn der Hauptversammlung am Ort derselben einzufinden und einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis (Führerschein, Reisepass, Personalausweis) vorzulegen. Der Einlass zur Behebung der Stimmkarten beginnt ab 09:00 Uhr (MESZ).
Information zum Datenschutz
Bezüglich der Informationen zum Datenschutz verweisen wir auf das entsprechende Dokument, das auf der Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich gemacht wird. Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der POLYTEC Holding AG unter www.polytec-group.com/datenschutz zu finden.
Hörsching, im Mai 2024
Der Vorstand