OMV Aktiengesellschaft (93363z) | Ordentliche Hauptversammlung 2024

OMV Aktiengesellschaft 

Wien
Firmenbuch-Nr.: 93363z 
ISIN: AT0000743059

Einberufung

der am Dienstag, 28. Mai 2024, um 10:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien), im Congress Center Messe Wien, Reed Messe Wien GmbH, Messeplatz 1, 1020 Wien, Österreich (U2-Station Messe-Prater) stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

der OMV Aktiengesellschaft ("OMV" oder "Gesellschaft" oder "wir").

Die Hauptversammlung wird als Präsenzversammlung abgehalten. Sie wird im Internet unter www.omv.com/hauptversammlung öffentlich übertragen. Die Übertragung endet nach dem Bericht des Vorstands über das Geschäftsjahr 2023. Die Aufzeichnung kann auch nach der Versammlung abgerufen werden.

Tagesordnung

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses 2023 samt Lagebericht, des (konsolidierten) Corporate Governance-Berichts, des (konsolidierten) Berichts über Zahlungen an staatliche Stellen, des konsolidierten nichtfinanziellen Berichts, des Konzernabschlusses 2023 samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung sowie des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2023.
2. Beschlussfassungen über die Verwendung des im Jahresabschluss 2023 ausgewiesenen Bilanzgewinns.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023.
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023.
5. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie (allenfalls) des Prüfers der Nachhaltigkeitsberichterstattung für das Geschäftsjahr 2024.
6. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht für den Vorstand und den Aufsichtsrat.
7. Beschlussfassung über die Vergütungspolitik für den Aufsichtsrat.
8. Beschlussfassung über die Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024.
9. Beschlussfassungen über den Long-Term Incentive Plan (LTIP) und das Equity Deferral.
10. Wahlen in den Aufsichtsrat.
11. Beschlussfassungen über die nachfolgenden Änderungen der Satzung
    1. Beschlussfassung über die Änderungen der Satzung in § 2 A. (2) und (10) (Unternehmensgegenstand).
    2. Beschlussfassung über die Änderungen der Satzung in § 21 (virtuelle/hybride Hauptversammlung).
    3. Beschlussfassung über die Änderungen der Satzung in § 11 (2), § 12 (1), § 16 (1), (2) und (4), § 18 (2), § 27 (6), § 28 (2) und § 29 (sonstige Änderungen).
12. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands, gemäß § 65 Abs 1 Z 8 AktG eigene Aktien der Gesellschaft zu erwerben sowie über die Ermächtigung des Vorstands zur Einziehung von Aktien und des Aufsichtsrats, Änderungen der Satzung, die sich durch die Einziehung von Aktien ergeben, zu beschließen sowie Widerruf des diesbezüglichen Beschlusses der Hauptversammlung vom 31. Mai 2023.

Unterlagen zur Hauptversammlung

Zur Vorbereitung auf die Hauptversammlung stehen unseren Aktionär:innen spätestens ab 7. Mai 2024 folgende Unterlagen zur Verfügung:

• die in Tagesordnungspunkt 1 angeführten Unterlagen;
• die gemeinsamen Beschlussvorschläge des Vorstands und des Aufsichtsrats zu den Tagesordnungspunkten 2, 3, 4, 6, 8, 9, 11 und 12;
• die Beschlussvorschläge des Aufsichtsrats zu den Tagesordnungspunkten 5, 7 und 10;
• der Vergütungsbericht für den Vorstand und den Aufsichtsrat;
• die Vergütungspolitik für den Aufsichtsrat; sowie
• die Erklärungen gemäß § 87 Abs 2 Aktiengesetz („AktG“) samt Lebensläufen zu Tagesordnungspunkt 10.

Die angeführten Unterlagen, der vollständige Text dieser Einberufung sowie Formulare für die Erteilung und den Widerruf einer Vollmacht und alle weiteren Veröffentlichungen der Gesellschaft im Zusammenhang mit dieser Hauptversammlung sind für Sie spätestens ab 7. Mai 2024 auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.omv.com/hauptversammlung frei verfügbar.

Teilnahme von Aktionär:innen an der Hauptversammlung

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Rechte der Aktionär:innen, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend gemacht werden können, richtet sich nach dem Aktienbesitz am Nachweisstichtag; das ist Samstag, der 18. Mai 2024, 24:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien).

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer am Nachweisstichtag Aktionär:in ist und dies der Gesellschaft nachweist.

Der Nachweis des Aktienbesitzes zum Nachweisstichtag erfolgt durch eine Bestätigung des Kreditinstituts, bei dem der:die Aktionär:in sein:ihr Depot unterhält (Depotbestätigung), vorausgesetzt es handelt sich dabei um ein Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des EWR oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD. Aktionär:innen, deren Depotführer diese Voraussetzung nicht erfüllt, werden gebeten, sich mit der Gesellschaft in Verbindung zu setzen.

Die Depotbestätigung muss nach den gesetzlichen Bestimmungen (§ 10a AktG) in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt sein und folgende Angaben enthalten:

1. Angaben über das ausstellende Kreditinstitut: Name (Firma) und Anschrift oder einen im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Code;
2. Angaben über den:die Aktionär:in: Name (Firma) und Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen;
3. Depotnummer, andernfalls eine sonstige Bezeichnung des Depots;
4. Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien und ihre Bezeichnung oder ISIN;
5. Ausdrückliche Angabe, dass sich die Bestätigung auf den Depotbestand am 18. Mai 2024, um 24:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien) bezieht.

Übermittlung von Depotbestätigungen

Depotbestätigungen müssen spätestens am 23. Mai 2024, um 24:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien)

ausschließlich auf einem der folgenden Wege bei der Gesellschaft einlangen:

• per Post, Kurierdienst oder persönlich:
  OMV Aktiengesellschaft, c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH, Köppel 60, 8242 St. Lorenzen/Wechsel, Österreich;
• per E-Mail: anmeldung.omv@hauptversammlung.at, wobei die Depotbestätigung in Textform, beispielsweise als PDF oder TIF, dem E-Mail anzuschließen ist;
• per Telefax: +43 1 8900 500 50;
• per SWIFT: GIBAATWGGMS - Message Type MT598 oder MT599; bitte unbedingt ISIN AT0000743059 im Text angeben.

Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als Aktionär:in geführt werden, so darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein.

Die Übermittlung der Depotbestätigungen an die Gesellschaft dient zugleich als Anmeldung des:der Aktionär:in zur Teilnahme an der Hauptversammlung. Die Kreditinstitute werden ersucht, Depotbestätigungen nach Möglichkeit gesammelt (in Listenform) zu übermitteln.

Die Aktionär:innen werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung bzw. durch Übermittlung einer Depotbestätigung nicht blockiert; Aktionär:innen können daher über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung bzw. Übermittlung einer Depotbestätigung weiterhin frei verfügen.

Vertretung von Aktionär:innen in der Hauptversammlung

Jeder:jede Aktionär:in, der:die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, eine natürliche oder juristische Person zum:zur Vertreter:in zu bestellen. Der:die Vertreter:in nimmt im Namen des:der Aktionär:in an der Hauptversammlung teil und hat dieselben Rechte wie der:die Aktionär:in, den:die er:sie vertritt.

Jede Vollmacht muss den:die Vertreter:in namentlich bezeichnen. Der:die Aktionär:in ist in der Anzahl der Personen, die er:sie selbst zu Vertreter:innen bestellt, und in deren Auswahl nicht beschränkt, jedoch darf die Gesellschaft selbst oder ein Mitglied des Vorstands oder des Aufsichtsrats das Stimmrecht als Vertreter:in nur ausüben, soweit der:die Aktionär:in eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt hat.

Ein:eine Aktionär:in kann seinem:ihrem depotführenden Kreditinstitut – nach Absprache mit diesem – Vollmacht erteilen. In diesem Fall genügt es, wenn das Kreditinstitut zusätzlich zur Depotbestätigung auf einem der dafür zugelassenen Wege (siehe oben unter „Übermittlung von Depotbestätigungen“) gegenüber der Gesellschaft die Erklärung abgibt, dass dem Kreditinstitut Vollmacht erteilt wurde; die Vollmacht selbst muss in diesem Fall nicht an die Gesellschaft übermittelt werden.

Eine erteilte Vollmacht kann von dem:der Aktionär:in widerrufen werden. Der Widerruf ist erst wirksam, wenn er der Gesellschaft zugeht.

Erklärungen über die Erteilung und den Widerruf von Vollmachten können der Gesellschaft bis 27. Mai 2024, 16:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien) (einlangend) ausschließlich auf einem der folgenden Wege in Textform übermittelt werden:

• per Post, Kurierdienst oder persönlich:
  OMV Aktiengesellschaft, c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH, Köppel 60, 8242 St. Lorenzen/Wechsel, Österreich;
• per E-Mail: anmeldung.omv@hauptversammlung.at, wobei die Vollmacht in Textform, beispielsweise als PDF oder TIF, dem E-Mail anzuschließen ist;
• per Telefax: +43 1 8900 500 50;
• per SWIFT: GIBAATWGGMS - Message Type MT598 oder MT599; bitte unbedingt ISIN AT0000743059 im Text angeben.

Nach dem genannten Zeitpunkt kann eine Vollmacht oder ein Widerruf einer Vollmacht am Tag der Hauptversammlung persönlich durch Vorlage bei der Anmeldung zur Hauptversammlung am Versammlungsort übergeben werden.

Als Service bieten wir unseren Aktionär:innen an, ihr Stimmrecht durch eine:n Vertreter:in vom Interessenverband für Anleger (IVA), Feldmühlgasse 22, 1130 Wien, als unabhängige:n Stimmrechtsvertreter:in ausüben zu lassen. Für den Interessenverband für Anleger wird voraussichtlich Herr Florian Beckermann (florian.beckermann@iva.or.at Tel.: +43 1 87 63 343 / 30) bei der Hauptversammlung diese Aktionär:innen vertreten. Die Kosten für die Stimmrechtsvertretung werden von der OMV getragen. Sämtliche übrige Kosten, insbesondere die eigenen Bankspesen für die Depotbestätigung oder Portokosten, hat der:die Aktionär:in zu tragen.

Der:die Aktionär:in hat bei seinem:ihrem depotführenden Kreditinstitut eine Depotbestätigung zu beantragen. Auf dieser Depotbestätigung oder mit dem eigens auf der Website der Gesellschaft unter www.omv.com/hauptversammlung bereitgestellten Formular ist Herr Florian Beckermann in Textform zur Vertretung zu bevollmächtigen. Die Depotbestätigung samt Vollmacht ist dann von dem:der Aktionär:in an Herrn Florian Beckermann, IVA, c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH, Köppel 60, 8242 St. Lorenzen/Wechsel, oder per E-Mail an beckermann.omv@hauptversammlung.at zu senden. Da die Depotbestätigung samt Vollmacht rechtzeitig vor der Hauptversammlung beim IVA einlangen muss, ersuchen wir, die Dauer der Übermittlung zu berücksichtigen. Der:die Aktionär:in hat Herrn Florian Beckermann Weisungen zu erteilen, wie dieser (oder allenfalls ein:eine von Herrn Beckermann bevollmächtigte:r Subvertreter:in) das Stimmrecht auszuüben hat.

Herr Florian Beckermann übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der von dem:der Aktionär:in erteilten Weisungen aus. Wird (etwa zu einzelnen Tagesordnungspunkten) keine Weisung oder eine unklare Weisung (z.B. gleichzeitig FÜR und GEGEN bei demselben Beschlussvorschlag) erteilt, wird sich Herr Florian Beckermann insoweit der Stimme enthalten. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jede einzelne Abstimmung zu diesem Tagesordnungspunkt. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Erhebung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennimmt.

Für die Hauptversammlung wurde eine E-Mail-Adresse eingerichtet, um Aktionär:innen noch kurzfristig die Möglichkeit zu geben, auch noch während der Hauptversammlung Herrn Florian Beckermann Weisungen zu erteilen oder diese abzuändern. Diese E-Mail-Adresse lautet: beckermann.omv@hauptversammlung.at.

Die zur Abstimmung gelangenden Anträge werden von der Gesellschaft auf der Website unter www.omv.com/hauptversammlung veröffentlicht.

Wir empfehlen, für die Erteilung oder den Widerruf einer Vollmacht die Formulare zu verwenden, die im Internet unter www.omv.com/hauptversammlung zur Verfügung stehen.

Rechte der Aktionär:innen gemäß §§ 109, 110, 118 und 119 AktG

Aktionär:innen, die einzeln oder zusammen seit mindestens drei Monaten Anteile in Höhe von mindestens 5 % des Grundkapitals halten, können bis spätestens 7. Mai 2024 (einlangend) schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden. Für jeden solchen Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung vorgelegt werden.

Aktionär:innen, die einzeln oder zusammen mindestens 1 % des Grundkapitals halten, können bis spätestens 16. Mai 2024 (einlangend) zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung übermitteln, wobei eine Begründung anzuschließen ist, und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionär:innen, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden.

Für Wahlen in den Aufsichtsrat (Tagesordnungspunkt 10) ist Folgendes zu beachten: Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG. Diese Erklärungen müssen der Gesellschaft ebenfalls bis spätestens 16. Mai 2024 zugehen. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen von der Gesellschaft samt den genannten Erklärungen bis spätestens 21. Mai 2024 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, widrigenfalls die betreffende Person nicht in die Abstimmung einbezogen werden darf. Bei der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern hat die Hauptversammlung die Kriterien des § 87 Abs 2a AktG, insbesondere die fachliche und persönliche Qualifikation der Mitglieder, die fachlich ausgewogene Zusammensetzung des Aufsichtsrats, Aspekte der Diversität und der Internationalität sowie die berufliche Zuverlässigkeit, zu beachten.

Für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern wird weiters bekannt gemacht, dass § 86 Abs 7 AktG auf die Gesellschaft anwendbar ist. Gemäß § 86 Abs 9 AktG wurde von der Mehrheit der von der Hauptversammlung gewählten Aufsichtsratsmitglieder (Kapitalvertreter:innen) mehr als sechs Wochen vor der Hauptversammlung Widerspruch gegen die Gesamterfüllung erhoben. Der Mindestanteil von 30 % Frauen und 30 % Männern ist daher von den Kapitalvertreter:innen im Aufsichtsrat für diese Wahl getrennt zu erfüllen. Derzeit setzt sich der Aufsichtsrat der Gesellschaft aus fünfzehn Mitgliedern zusammen (zehn Kapitalvertreter:innen und fünf Arbeitnehmervertreter:innen). Bei unveränderter Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder müssen daher im Aufsichtsrat der Gesellschaft mindestens drei Sitze der Kapitalvertreter:innen jeweils von Frauen und Männern besetzt sein, um den Mindestanteil zu erfüllen. Derzeit sind sechs Sitze der Kapitalvertreter:innen von Männern und vier Sitze von Frauen besetzt.

Jeder:jede Aktionär:in ist berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung des:der Aktionär:in. Ein Antrag eines:einer Aktionär:in auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt zwingend die fristgerechte Übermittlung eines Wahlvorschlags in Textform gemäß § 110 AktG samt einer Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG voraus (siehe oben).

Jedem:jeder Aktionär:in ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen und auf die Lage des Konzerns sowie der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft hat den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder soweit die Erteilung der Auskunft strafbar wäre oder soweit sie auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft in Form von Frage und Antwort über mindestens sieben Tage vor Beginn der Hauptversammlung durchgehend zugänglich war.

Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an die Gesellschaft übermittelt werden. Die Fragen können an die Gesellschaft per E-Mail unter Angabe des vollständigen Namens/Firma des:der Aktionär:in und seiner:ihrer Depotnummer an fragen.omv@hauptversammlung.at übermittelt werden. Die Beantwortung von vorab übermittelten Fragen in der Hauptversammlung, setzt voraus, dass diese Fragen von dem:der Aktionär:in im Rahmen der Generaldebatte gestellt werden.

Weitergehende Informationen über die Rechte der Aktionär:innen, insbesondere wie Anträge übermittelt werden können und wie der Nachweis des jeweils erforderlichen Aktienbesitzes zu erbringen ist, finden Sie im Dokument „Rechte der Aktionär:innen 2024“, das ab sofort auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.omv.com/hauptversammlung verfügbar ist.

Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte

Zum Zeitpunkt der Einberufung ist das Grundkapital der Gesellschaft in 327.272.727 Stückaktien zerlegt. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Aktien, die im Besitz der Gesellschaft sind, sind nicht stimmberechtigt. Die Gesellschaft hält per 19. April 2024 (Zeitpunkt der Verfassung der Einberufung) 64.951 Stück eigene Aktien. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt daher zu diesem Zeitpunkt 327.207.776 Stück. In diesem Zusammenhang wird auf die bevorstehende Übertragung von 7.622 Stück an eigenen Aktien der Gesellschaft im Rahmen des Long Term Incentive Plans 2021 verwiesen. Die Gesellschaft geht zum Zeitpunkt der Verfassung der Einberufung davon aus, dass diese Übertragung Anfang Mai 2024 und somit noch vor der Hauptversammlung erfolgt. In diesem Fall würde sich die Anzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien auf 327.215.398 verändern. Weitere Details zu dieser geplanten Übertragung eigener Aktien sind unter „Aktienrückkauf/-verkauf 2024“ auf der Website verfügbar: www.omv.com/de/investor-relations/omv-share/mandatory-disclosures.

Eine von der Hauptversammlung beschlossene Dividende wird gemäß § 27 Abs 6 der Satzung der OMV 30 Tage nach Beschlussfassung durch die Hauptversammlung fällig, falls diese nichts anderes beschließt. Eine diesbezügliche Dividendenbekanntmachung wird spätestens am 31. Mai 2024 erfolgen. Aktionär:innen können ihre Dividendenrechte über ihr depotführendes Kreditinstitut ausüben, das die Dividende über die Zahlstellen dem jeweiligen Konto gutbuchen wird.

Zutritt zur Hauptversammlung

Die Aktionär:innen bzw. ihre Vertreter:innen werden darauf hingewiesen, dass zur Überprüfung der Identität am Eingang zur Hauptversammlung ein amtlicher Lichtbildausweis (Führerschein, Reisepass, Personalausweis) vorzulegen ist. Wir ersuchen Sie, in Ihrer Zeitplanung die zu erwartenden zahlreichen Teilnehmer:innen sowie die angemessenen Sicherheitsvorkehrungen zu berücksichtigen. Einlass zur Behebung der Stimmkarten ist ab 08:30 Uhr MESZ (Ortszeit Wien).

Die Hauptversammlung ist das wesentlichste Organ einer Aktiengesellschaft, weil es das Forum für die Eigentümer:innen der Gesellschaft – die Aktionär:innen – ist. Wir bitten daher um Verständnis, dass wir aus einer Hauptversammlung keine Veranstaltung für Gäste machen können, so sehr wir auch ein solches Interesse schätzen. Eine Teilnahme als Gast ist daher nur eingeschränkt und nur nach telefonischer Abstimmung mit der Gesellschaft möglich.

Allgemeine Datenschutzerklärung für Teilnehmer:innen der Hauptversammlung der OMV Aktiengesellschaft

Im Zuge der Teilnahme an der Hauptversammlung der OMV ist es unerlässlich, dass wir als datenschutzrechtlich Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Unter "personenbezogenen Daten" sind jegliche Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten stets unter Beachtung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO"), des Datenschutzgesetzes ("DSG"), des Aktiengesetzes ("AktG") sowie allfälliger weiterer relevanter Rechtsvorschriften verarbeiten, und zwar wie nachstehend beschrieben:

1. Verarbeitungstätigkeit

1.1. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ("Daten") im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfolgt zu den folgenden Zwecken:

• Organisation der Teilnahme an der Hauptversammlung durch Anlegen eines Teilnehmerverzeichnisses mit allen Teilnehmer:innen (Aktionär:innen und Stellvertreter:innen),
• Überprüfung der Berechtigung als Inhaberaktionär:in oder Vertreter:in eines:einer Aktionär:in zur Teilnahme,
• Abwicklung der Anmeldung zur Hauptversammlung (Anlegen eines Anmeldeverzeichnisses und – sofern aus organisatorischen Gründen erforderlich – einer Gästeliste),
• Dokumentation der Erteilung und des Widerrufs von Vollmachten (Anlegen eines Vollmachtsverzeichnisses),
• Ausübung der Aktionärsrechte im Rahmen der Hauptversammlung und der damit in Zusammenhang stehenden Durchführung der teilweisen Live-Internetübertragung der Hauptversammlung,
• Erstellung des Protokolls der Hauptversammlung,
• Feststellung des Abstimmungsverhaltens und Dokumentation des Abstimmungsergebnisses,
• Erfüllung von Compliance-Pflichten, einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten.

Aktionär:innen, die an der ordentlichen Hauptversammlung teilnehmen und Aktionärsrechte ausüben wollen, müssen ihren Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag gegenüber der Gesellschaft nachweisen. Es besteht die Pflicht, den Anteilsbesitz bei Inhaberaktien durch eine Bestätigung des depotführenden Kreditinstituts nachzuweisen (Depotbestätigung). Die Berechtigung zur Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Aktienbesitz zum Zeitpunkt des Nachweisstichtages. Wir verarbeiten Ihre Daten aus der Depotbestätigung daher als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung, und um Ihnen Ihre Rechte als Aktionär:in zu ermöglichen.

1.2. Umfang der Datenverarbeitung

Der Umfang der Datenverarbeitung kann wie folgt zusammengefasst werden:

1. Daten aus der Depotbestätigung. Aus der Depotbestätigung, die durch das depotführende Kreditinstitut auszustellen ist, erheben wir: Name, Firma, Anschrift, Geburtsdatum, Sitz (bei juristischen Personen), Firmenbuchnummer (bei juristischen Personen), Aussteller:in der Depotbestätigung, Nummer des Wertpapierdepots, die Anzahl und gegebenenfalls den Nennbetrag der Aktien; die Bezeichnung der Gattung oder die international gebräuchliche Wertpapierkennnummer; den Zeitpunkt oder den Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

2. Daten aus Vollmachts-, Vollmachtswiderrufs-, und Wortmeldungsformular bzw. aus der Vorabübermittlung von Fragen. Aus den von den Aktionär:innen oder deren Vertreter:innen allenfalls auszufüllenden Vollmachts-, Widerrufs-, und Wortmeldungsformularen erheben wir: Name, Firma, Anschrift, Geburtsdatum, Sitz (bei juristischen Personen), Firmenbuchnummer (bei juristischen Personen), Kreditinstitut, Nummer des Wertpapierdepots, Unterschrift/firmenmäßige Zeichnung, Anzahl der Aktien, Daten der bevollmächtigten Person (Name/Firma und Anschrift des:der Bevollmächtigten), Daten des:der Vertreter:in des:der Aktionär:in (Name/Firma und Anschrift des:der Vertreter:in, Nachweis der Vertretungsbefugnis), Wortmeldungen und Fragen der Aktionär:innen bzw. der bevollmächtigten Person, Abstimmungsanweisungen sowie allenfalls die Telefonnummer und/oder E-Mail Adresse der Aktionär:innen. Sofern Aktionär:innen von der Möglichkeit Gebrauch machen, vor der Hauptversammlung Fragen an die Gesellschaft zu übermitteln, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, erheben wir allenfalls Name/Firma und Nummer des Wertpapierdepots sowie Fragen des:der Aktionär:in.

3. Daten für Zutrittskontrolle. Zur Überprüfung der Identität am Eingang zur Hauptversammlung muss ein amtlicher Lichtbildausweis eines jeden Teilnehmers (Führerschein, Reisepass, Personalausweis) vorgelegt werden. Zu Dokumentationszwecken werden von uns die relevante Ausweisseite, die Ausweisnummer, Art des Ausweises und ausstellende Behörde sowie die Nummer der Stimmkarte, in dem Fall, dass Sie als Aktionär:in oder dessen:deren Stellvertreter:in teilnehmen, erfasst.

4. Daten der Bevollmächtigten. Jede:r Aktionär:in, der:die zur Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, eine natürliche oder juristische Person zum:zur Vertreter:in zu bestellen. Auch die Daten des:der Bevollmächtigten (siehe unter Punkt 1.2 (b), einschließlich seiner Ausweisdaten) müssen von uns entsprechend verarbeitet werden. In dem Fall, dass Sie sich bei der Hauptversammlung vertreten lassen, erheben wir im Rahmen der Zutrittskontrolle zusätzlich den Namen und Anschrift des:der Bevollmächtigten sowie dessen Umfang der Vertretungsbefugnis.

5. Daten für Einbringung von Tagesordnungspunkten oder Beschlussvorschlägen. Sofern ein:e Aktionär:in verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden (§ 109 AktG) oder Beschlussvorschläge gemacht werden (§ 110 AktG), werden wir diese Gegenstände unter Angabe des Namens des:der Aktionär:in und des Aktienbesitzes bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften auf der Website von OMV bekanntgeben.

6. Audio- und Videoaufnahme sowie (öffentliche) Übertragung der Hauptversammlung. Wir weisen darauf hin, dass eine Audioaufnahme der gesamten Hauptversammlung zwecks Aufnahme einer Niederschrift durch einen Notar gemäß § 120 AktG erfolgt. Die Hauptversammlung wird bis einschließlich des Berichts des Vorstandes an die Hauptversammlung für nicht anwesende Aktionär:innen über das Internet per akustischer und optischer Einwegverbindung in Echtzeit öffentlich übertragen (§ 102 Abs 4 AktG iVm § 21 Abs 3 der OMV-Satzung). Die gesamte Hauptversammlung wird zudem zur Erfassung der Aktionärsfragen im Backoffice Bereich der Hauptversammlung in Echtzeit übertragen.
   Weiters erfolgt eine nachträgliche Bereitstellung der Bild- und Tonaufnahmen bis einschließlich des Berichts des Vorstandes an die Hauptversammlung im Internet im Interesse jener Aktionär:innen, die weder an der Hauptversammlung noch an der Echtzeit-Übertragung teilnehmen können.
   All dies erfolgt auf Grundlage der bestehenden gesetzlichen Bestimmungen. Die Verarbeitung der angeführten Daten ist zur Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich.

Werden die angeführten Daten nicht oder nicht im gesetzlich vorgesehenen bzw. benötigten Umfang zur Verfügung gestellt, könnte die Teilnahme an der Hauptversammlung bzw. die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte nicht möglich sein.

1.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Im Rahmen der unter Punkt 1.1 angeführten Zwecke werden Aktionärsdaten von OMV grundsätzlich zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) oder zur Wahrung von berechtigten Interessen des Unternehmens oder eines Dritten (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), nämlich insbesondere der Durchführung einer ordnungsgemäßen und gesetzeskonformen Hauptversammlung verarbeitet. Darüber hinaus kann eine Verarbeitung von Aktionärsdaten in Einzelfällen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen in gerichtlichen, verwaltungsgerichtlichen oder außergerichtlichen Verfahren erforderlich sein.

1.4. Dauer der Datenspeicherung

Ihre Daten werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind und soweit nicht andere gesetzliche Vorgaben eine weitere Speicherung erfordern. So werden die nach der Hauptversammlung über das Internet zur Verfügung gestellten Bild- und Tonaufnahmen bis einschließlich des Berichts des Vorstandes an die Hauptversammlung nach einem Jahr gelöscht.

Unsere Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens- und Aktienrecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aufgrund von Geldwäschebestimmungen. So können Nachweis- und Aufbewahrungspflichten nach dem Unternehmens- und Aktienrecht bis zu 7 Jahre, nach dem Steuer- und Abgabenrecht bis zu 10 Jahre und nach den Geldwäschebestimmungen in der Regel 5 Jahre betragen. Die genannten Fristen können sich im Einzelfall, etwa wenn Gerichts- oder Verwaltungsverfahren anhängig gemacht werden, verlängern. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionär:innen gegen die OMV oder von OMV gegen Aktionär:innen erhoben werden, dient die Speicherung von Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung (bis zu 30 Jahre nach dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch) zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Für weitere Auskünfte zur Speicherdauer Ihrer Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne zur Verfügung (siehe dazu Punkt 3 unten).

1.5. Empfänger von Daten

Ihre Daten werden nach Maßgabe unserer rechtlichen Verpflichtung an folgende Dritte weitergegeben:

• das Firmenbuchgericht (vorliegend: Handelsgericht Wien);
• die Wiener Börse (im Anlassfall);
• die Finanzmarktaufsichtsbehörde (im Anlassfall);
• die Oesterreichische Kontrollbank (im Anlassfall);
• die Österreichische Übernahmekommission (im Anlassfall).

Wir übermitteln Ihre Daten nach Maßgabe unserer rechtlichen Verpflichtung außerdem einem:einer Notar:in, der:die von uns mit der Erstellung der gesetzlich erforderlichen Urkunden zur Dokumentation der Hauptversammlung für das Firmenbuch beauftragt wird, sowie Rechtsanwält:innen, die uns im Zusammenhang mit der Hauptversammlung beraten.

Ferner haben wir einen auf die Organisation von Hauptversammlungen spezialisierten Dienstleister für Zwecke der Anmeldung zur Hauptversammlung, der Abwicklung der Identitätskontrolle, der Verwaltung der Depotbestätigungen und Vollmachten, der Erfassung von Fragen, der Durchführung der Abstimmungen sowie der Durchführung der Videoaufnahmen beauftragt. Dieser Auftragsverarbeiter ist zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gem. Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

Alle Teilnehmer:innen mit gesetzlichem Recht auf physische Teilnahme haben das Recht auf Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis vor Ort. Das Teilnehmerverzeichnis wird außerdem auf Grund einer gesetzlichen Verpflichtung dem Protokoll der Hauptversammlung angeschlossen, das im Firmenbuch beim Handelsgericht Wien in die öffentlich einsehbare Urkundensammlung aufzunehmen ist.

Sofern Sie die Einbringung von Tagesordnungspunkten oder Beschlussvorschlägen verlangen, werden wir die in Punkt 1.2 (e) erwähnten Daten – soweit gesetzlich erforderlich – auf unserer Website unter www.omv.com/hauptversammlung veröffentlichen.

Die Daten werden darüber hinaus nicht an Dritte weitergegeben. Eine Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländern findet nicht statt.

2. Rechte der betroffenen Person

Nach der geltenden Rechtslage haben Sie als Betroffener hinsichtlich Ihrer von uns verarbeiteten Daten jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die von uns über Sie verarbeiteten Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Datenübertragbarkeit,
• Einschränkung der Verarbeitung sowie
• Löschung.

Sofern Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeitet werden, haben Sie außerdem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen.

Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Datenverarbeitung nicht beeinträchtigt. Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen der vorliegenden Datenverarbeitung keine automatisierte Entscheidungsfindung stattfindet.

Um Ihre vorgenannten Rechte auszuüben, richten Sie ein Schreiben an OMV Aktiengesellschaft, Trabrennstraße 6-8, A-1020 Wien, z.H. Herrn Mag. Manfred Spanner MSc., oder ein E-Mail an privacy@omv.com. Um eine effiziente Beantwortung Ihrer Anliegen sicherzustellen, ersuchen wir Sie hierbei stets um einen Beleg Ihrer Identität, etwa durch Übermittlung einer elektronischen Ausweiskopie.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer Daten gegen das geltende Recht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in anderer Weise verletzt worden sind, kontaktieren Sie uns bitte wie oben angegeben, damit wir von Ihren Bedenken erfahren und auf diese entsprechend eingehen können. Ungeachtet der Möglichkeit einer Klage bei Gericht und etwaiger anderer Rechtsbehelfe besteht aber auch die Möglichkeit, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde (in Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde) zu beschweren.

3. Datenschutzbeauftragter der OMV Aktiengesellschaft

Datenschutzbeauftragter der OMV Aktiengesellschaft ist Herr Mag. Manfred Spanner, MSc. (E- Mail: privacy@omv.com).

Weitere Informationen finden Sie unter www.omv.com/de/datenschutz.

Wien, im April 2024

Der Vorstand